Privacyverklaring

Over Syntess Group 

Wij zijn Inserimento B.V. en samen met Syntess Software B.V., Egberts & Kuipers Bouw Software B.V. (handelsnaam ENK Software) en Cafca Software NV vormen wij een gespecialiseerde softwaregroep die bedrijfssoftware maakt voor installatie- en bouwbedrijven en technisch dienstverleners in Nederland, België en Luxemburg. 

Contact 

Bezoekt u onze websites? Vraagt u een offerte aan? Of bent u al klant bij ons? In deze privacyverklaring informeren we u hoe we omgaan met persoonsgegevens die we in dat kader verwerken.  

U kunt ons bereiken op: 

Inserimento B.V.
Gouwepoort 2
4301 RZ  Zierikzee
Nederland  

+31 (0)88 - 40 80 400 
KVK 75795213
privacy@syntessgroup.com

Hoe komen we aan uw persoonsgegevens? 

Wanneer u zich aanmeldt voor één van onze diensten, een bezoek brengt aan onze websites, een nieuwsbrief aanvraagt, ons bezoekt op een beurs of op een andere manier contact met ons zoekt, kunnen we u vragen om uw naam en contactgegevens aan ons te verstrekken.  

Bent u al klant bij ons, dan registreren we bij uw bedrijfsgegevens uw naam en titel, geslacht, functie, zakelijke contactgegevens zoals telefoonnummers, e-mailadressen en social media contactgegevens en zakelijke interesses. 

Cloudoplossing: wij zijn verwerker 

Maakt u gebruik van onze software in onze cloudoplossing? En heeft u gegevens van uw klanten en relaties in onze software ingevoerd? Wij zorgen ervoor dat die gegevens beveiligd en beschermd worden in onze rol als ‘verwerker’. De service level overeenkomst (met verwerkersovereenkomst bepalingen) is dan van toepassing. 

Deze privacyverklaring ziet uitsluitend op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze bestaande of toekomstige klantrelatie.  

Doeleinden verwerking 

Wij verwerken persoonsgegevens om u optimaal van dienst te kunnen zijn. De persoonsgegevens worden gebruikt voor: 

• Het kunnen uitvoeren en afhandelen van uw overeenkomst(en) met ons; 
• Om op uw verzoek dienstverlening op uw adres te kunnen uitvoeren; 
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren; 
• Het afhandelen van uw betaling voor onze dienstverlening; 
• Het versturen van (nieuws)brieven om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten en overige aan onze dienstverlening gerelateerde marketingactiviteiten; 
• Voorkomen van misbruik of fraude. 

Geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Wij verwerken contactgegevens, relevant voor het in stand houden of tot stand brengen van onze klantrelatie. We verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.  

Verwerkingsverantwoordelijke
De marketingactiviteiten binnen onze groep worden gezamenlijk uitgevoerd. Voor de verwerking van persoonsgegevens voor dit doeleinde zijn wij gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke.  

Grondslagen voor verwerking 

De grondslag voor verwerking is: 

• Noodzakelijk voor uitvoering van de overeenkomst die we met u zijn aangegaan
• Toestemming waar mogelijk (in specifieke gevallen vragen we om uw toestemming) 
• Gerechtvaardigd belang: de verwerking van persoonsgegevens is in die gevallen noodzakelijk ter behartiging van onze bedrijfsbelangen.  
  
  

Bewaartermijnen 

Wij bewaren de persoonsgegevens zolang dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Dat betekent dat wij uw persoonsgegevens verwerken gedurende de periode dat u klant bent of werkzaam bent bij een organisatie die klant is van ons.  

Gegevens die wij voor fiscale doeleinden moeten bewaren, bewaren we voor de duur van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen.  

Ontvangers van persoonsgegevens 

Wij maken gebruik van derde partijen die als ‘verwerkers’ diensten aan ons verlenen. Derden zijn bijvoorbeeld de hostingpartij voor onze websites, de CRM- en marketingtool partij en onze datacenters. Deze partijen zijn gebonden aan contractvoorwaarden en wij controleren of zij voldoen aan onze minimale standaarden voor beveiliging bij de verwerking van persoonsgegevens.  

Persoonsgegevens worden alleen met derden gedeeld indien u daar zelf opdracht of toestemming voor hebt gegeven. We kunnen persoonsgegevens ook verstrekken indien daar op grond van de wet een verzoek of een verplichting voor bestaat, of indien de verstrekking noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering. Indien mogelijk zullen wij u daarover informeren. 

Bezwaar, gegevens inzien en/of corrigeren 

Een verzoek tot inzage, correctie en/of verwijdering dan wel beperking en bezwaar kunt u schriftelijk via mail indienen gericht aan privacy@syntessgroup.com.  

Afmelden voor e-mailcommunicatie

Wij versturen u mogelijk e-mails in het kader van onze dienstverlening, zoals nieuwsbrieven of softwareupdates. U kunt zich op elk moment afmelden voor deze e-mailcommunicatie. Onderaan iedere e-mail die wij verzenden, vindt u een link waarmee u zich eenvoudig kunt uitschrijven.

Vragen of een klacht? 

Functionaris Gegevensbescherming 

Wij hebben voor onze groep een Functionaris Gegevensbescherming (FG) benoemd. Deze ziet toe op een juiste toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming binnen onze bedrijfsvoering en adviseert ons op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. Op die manier borgen we een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Heeft u een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door ons? U kunt uw klacht altijd voorleggen aan onze FG door een e-mail te sturen naar privacy@syntessgroup.com. Komt u er samen niet uit? Leg dan uw klacht voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Heeft u een vraag of een klacht?
Neemt u dan contact op met onze privacy contactpersoon via privacy@syntessgroup.com 

Aanpassing verklaring 

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Check daarom regelmatig deze privacyverklaring.  

Deze verklaring is bijgewerkt op 11-07-2025